Çalışma masanı organize etmek veya düzenlemek için yeterli zamana sahip olmadığını düşünebilirsin. Söz konusu düzensizliğin sana kaybettirdiklerini bilsen eminim farklı düşünürsün. Çalışma masanı düzenleyerek çok daha üretken bir biçimde çalışmak ister misin?
Masanın üstünde yer alan birkaç kağıt parçasını çöp kutusuna veya çekmeceye atarak çalışma masanı temizlemiş olmazsın. Çalışma masanı düzenlemek günlerce sürmez. Çalışma masanın düzenli kalmasını istiyorsan düzenlemeyi tek seferlik bir iş olarak görmemen gerekir.
Masayı temizle
Dağınıklığı azalt, masanın üstünü boşalt, gerektiğinde kağıtları parçala, ihtiyacın olmayan veya istemediğin her şeyden kurtul. Biraz masaya göz gezdir. Bir süredir kullanmadığın neler var? Bunları tespit et ve tespit ettiklerini incelemeye başla.
Masanın üstünde yer alan ama aylardır kullanmadığın bir şeyler varsa ve gerçekten onlara ihtiyacın yoksa onlardan kurtulmaya çalış. Bu çalışma masasının üstünde yer alan hemen hemen her şey için geçerlidir. Dekoratif amaçla kullanmış olduğun eşyaları gözden geçirmeyi unutmamalısın.
Alanları belirle
Çalışma masanın üzerini çeşitli eşit veya eşit olmayan parçalara bölmelisin. Böylece hangi alanda ne yapacağını kesinleştirmiş olursun. Çalışma masan adı üstünde ana çalışma alanıdır. Onun dışında kalanlar ise yardımcı alanlardır.
Masanın üzerinde yer alacakları belirlemeden önce alan ayrıştırması yapmalısın. Örneğin, masayı dört eşit parçaya ayırabilirsin. Bir parçada bilgisayar monitörünün diğer parçada ise evrakların yer almasını sağlayabilirsin. Geriye kalan iki parçayı ise boş alan olarak kullanabilirsin.
Topla ve dağıt
Bunu bir önceki adımdan önce gerçekleştirebileceğin gibi alan paylaşımını yaptıktan sonra da gerçekleştirebilirsin. Genel olarak masanın üzeri boşken alan ayrıştırması yapmayı doğru bulmam. En azından üzerinde yer alacakların bir kısmını görmek isterim.
Masanın üzerinde yer almaması gereken ne varsa onları toplayıp en yakın dolaba veya başka bir masaya koymalısın. Bunlar zaman zaman ihtiyaç duyacağın şeylerdir. Dolayısıyla onları farklı bir odaya veya daha uzak bir noktaya götürmeyi düşünmemelisin.
Etiketleri kullan
İş akışı sırasında yaşadığın stres gibi durumlar bir şeyleri bulma şansını etkiler. Bir başka ifadeyle stresli olduğunda aradığın şeyleri kolayca bulamayabilirsin. Bu durumun farkında olup etiketler kullanma yoluna gidebilirsin.
Eşyaların üzerinde kodlamalı bir şekilde etiketler yerleştirebilirsin. Böylece neyin nerede olduğunu her zaman bilirsin. Örneğin, makasın üzerinde M1 şeklinde bir etiket yapıştırıp onu çekmeceye koyabilirsin. Daha sonra bir tablo oluşturarak M1 ile çekmeceyi eşleştirerek bir düzen kurabilirsin.
Dosyalama yaklaşımını gözden geçir
Artık dijital çağdayız. Bu nedenle dosyalama gibi alışkanlıklara olabildiğince az ihtiyaç duyarız. Ancak çalıştığın işte veya evde dosyalama yaklaşımını kullanmaya devam ediyorsan bu işi biraz daha organize bir şekilde yapmaya çalışabilirsin.
Öncelikle belirtmek istediğim ufak bir durum var. Dosyaları fiziksel olarak değil dijital olarak saklama yoluna gidiyorsan düzenli yedekler oluşturmalısın. Dijital ortamda dosyalar bozulabilir veya silinebilir. Bu nedenle işini garantiye almalısın.
Dosyaları ayırırken tamamen yaptığın işe göre seçimler yapmalısın. Evde ders çalışmak için veya iş yapmak için kullandığın çalışma masasında daha farklı seçimler yapabilirsin. Ancak ofisteki çalışma masasında Royale Scuderi tarafından sunulan dosyalama yöntemini kullanmanı öneririm.
- Bir toplantı klasörü oluşturarak tartışılacak her şeyi buraya koymalısın.
- Bir geçici dosya klasörü oluşturarak geçici evrakları burada tutabilirsin.
- Daha sonra kullanmak için saklaman gereken dosyaları saklama kutularına koyabilirsin.
- Bir okuma klasörü oluşturarak okumak için acil olmayan belgeleri buraya koyabilirsin.
- Arşiv dosyaları oluşturarak tamamlanmış projeler ve işlerle ilgili belgeleri buralara kaldırabilirsin.
Masayı tekrar temizle
Artık masanı düzenlemeye başlamalısın. Bunun için çalışma masanı tekrardan temizlemen gerekir. Masanın üzerinde sadece günlük kullanım için gerekli olanlar kalmalıdır. Diğerlerini masadan kaldırarak bir önceki başlıkta belirttiğim gibi dosyalama yapabilirsin.
Masanın üzerinde yer alan eşyaları temizleme konusunda sıkıntı yaşıyorsan kendine biraz daha zaman tanıyabilirsin. Bir eşyanın daha sonra işine yarayıp yaramadığından emin olamıyorsan ondan kurtulmak yerine onu saklamayı düşünmelisin.
Organize et
Artık çalışma masan temiz olduğuna göre ihtiyacın olanları organize etmeye başlayabilirsin. Masanda yer alanları düzenlemek için kaplardan yararlanabilirsin. Kağıtlar için daha küçük dosya kapları kullanmaya çalışabilirsin.
Organize etme çalışmasını sadece çalışma masası ile sınırlı bırakmamalısın. Aynı zamanda bilgisayarındaki masaüstüne el atmalısın. Gerekli olan belgeleri ve dosyaları bir yerde toplamalısın. Gerçekten ihtiyacın olmayanları ise geri dönüşüm kutusuna gönderebilirsin.
Çekmeceleri düzelt
Çalışma masanın üzeri bittikten sonra elinde kalan bazı eşyaları çekmecelere yerleştirebilirsin. Çekmecelerin düzen için oldukça verimli kullanılması gerekir. Hiçbir zaman ihtiyacın olmayacak şeyleri oraya doldurmaktan kaçınmalısın.
Çekmeceler daha çok küçük nesneler içindir. Kişisel eşyalarını daha farklı bir yere, dolaba veya varsa diğer çekmeceye koyabilirsin. Bir düzen istiyorsan ilk olarak bu düzeni aynı görevi gören eşyaları bir araya getirerek kurman gerekir.
Son dokunuşları yap
Düzenli olarak masana belge akışı oluyorsa bu durumda onlar için klasörler oluşturmayı düşünebilirsin. Artık ihtiyacın olmayan belgelerden kurtulmuş olduğunu unutmamalısın. Yeni gelenleri ise doğru şekilde dosyalama yoluna gitmelisin.
Kurmuş olduğun düzenli sadece çalışma masasıyla sınırlı tutmamalısın. Aynı zamanda bilgisayarındaki dosyaları düzenlemeli ve özellikle e-postaları etiketleme yoluna gitmelisin. Bu sayede ihtiyacın olan düzene sahip olabilir ve daha üretken bir şekilde çalışabilirsin.
Umarım bu bilgiler çalışma masanı düzenleme konusunda sana yardımcı olmuştur. Eklemek istediğin bir şeyler varsa hemen yorum yapabilir veya önerilerimi beğendiysen yazımı arkadaşlarınla paylaşabilirsin.
