Bir işin zaman sınırı olduğunda ne olur biliyor musun? Korku, stres ve kaygı beraberinde gelir. Bu yüzden iş ortamının stresi bir başkadır. Mükemmel organizasyon ve doğru zaman yönetimi becerileri ile birleştirilen doğru bir bakış açısıyla zaman sınırına hakim olabilirsin.
Birçoğumuz için işte veya okulda karşımıza çıkan zaman sınırı veya son teslim tarihi bazen başa çıkması çok zor bir durum olur. Bazen ise hiçbir şey yapmana gerek kalmadan süreç çözülür. Sıkı zaman sınırı strese yol açar ve bu stres karşısında eriyip gitmen söz konusu olabilir.
1. İhtiyacın olanların listesini yapmalısın
Yapacağın çalışma üzerinde kafa karışıklığı yaşaman söz konusuysa elinde olan her şeyin bir listesini oluşturmalısın. İş yükünü kontrol altında tutmak için o gün tamamlanması gerekenleri yazarak güne başlama alışkanlığı edinmelisin.
Hem bilgisayarda hem de tarayıcıda kullanabileceğin çok farklı yapılacaklar listesi uygulaması vardır. Bu uygulamalardan herhangi birini kullanabilirsin. Uygulamalar söz konusu olduğunda bile biraz “muhafazakar” olduğum için ben en basit olanı kullanmaya çalışırım.
Peki bu ne demek? Basit bir metin editörü veya not defteri kullanabilirsin demek. Uygulamayı açmak, kapatmak ve işlem yapmak gibi çok farklı durumlar vardır. Sen ise çalışmaya odaklanmak zorundasın. Dolayısıyla işini kolaylaştıracak olanı seçmelisin.
2. Gereken zamanı tahmin etmelisin
Elinde olan görevleri bitirmek için ne kadar zamana ihtiyacın olduğunu belirlemelisin. Bu çalışacak olduğun sürenin içerisinde süre yaratmak anlamına gelir. Örneğin, işi bitirmek için sana 2 hafta verildiyse bu sürenin içerisinde tahmini bir süre belirlemelisin.
Bu sürenin 1 hafta 3 gün olduğunu düşünelim. Bu işi bitirmek için 4 gün esnek davranma şansına sahip olduğun anlamına gelir. İdeal süre her ne kadar 2 hafta olsa bile gereken zaman tahmininde biraz daha garantici davranmayı düşünebilirsin.
3. Öncelikleri belirlemelisin
Bu kısım en sevdiğim kısım diyebilirim. Zaman sınırını karşılamak için yapman gereken her şeyin bir listesi elinde olacaktır. Şimdi ise yapman gereken listedeki öncelikleri belirlemek ve onların üzerine yoğunlaşmaktır. Bu durum gereksiz görevlerle uğraşmana engel olacaktır.
Chelsei Henderson’ın dediği gibi öncelikleri belirlerken çok farklı yöntemleri takip edebilirsin. Yapılacaklar listesinde alfabetik bir düzenleme yapabilirsin. Önce büyük lokmayı yutmayı deneyebilirsin. Küçük adımlarla başlayıp büyük adımlara doğru ilerleyebilirsin.
4. Kafa yapını değiştirmelisin
Her şeyden önce kendine karşı dürüst olmak gerekir. Zaman sınırının mucizevi bir şekilde ortadan kaybolacağını düşünmemelisin. Diğer taraftan zamanın tüm projelerin bitene kadar duraksayacağını düşünmek gibi bir hata yapmamalısın.
Bu mantıksız bir biçimde hareket etmek anlamına gelir. Sahip olman gereken kafa yapısı, zaman sınırına denk gelmeden önce işleri bitirmek için çaba göstermeye yönelik olmalıdır. Her şeyden önce sahip olduklarını gözden geçirmeli ve kendini duruma uyumlu hale getirmelisin.
5. Baskı altında sakin kalmalısın
Son teslim tarihinin mevcut olduğunu kabul ettikten sonra baskı karşısında sakin kalmaya çalışmalısın. Sadece sakin kalarak bile yaşayacağın stresin üstesinden gelmen söz konusu olabilir. Düşünce yapını kullanıp stresi önleyerek kısa sürede kendini kontrol edebilirsin.
Gereksiz yere panik yapmak sadece zamanını yok etmekle kalmaz. Aynı zamanda sahip olduğun enerjinin yitip gitmesine neden olur. Baskı altındayken stres yaptığın zaman basit bir biçimde işlevsellikten ödün vermiş olursun. Bir başka ifadeyle performansını düşürürsün.
6. İletişimi önemsemelisin
İletişim çoğu koşulda birincil önceliğin olmalıdır. İletişim olmadığı sürece son teslim tarihi ve zaman sınırı gibi konularda sıkıntı yaşarsın. Bu nedenle iletişime, daha doğrusu etkili iletişime güvenmek zorundasın. Bir başka ifadeyle iletişim her zaman temel anahtardır.
Hiçbir sorunun paylaşılamayacak kadar büyük veya küçük olmadığını bilmelisin. Son teslim tarihine uyum sağlama konusunda problem yaşaman söz konusuysa iş yerinde şefine veya yöneticine haber vermelisin. Bu, bir projenin bitiş tarihi gelene kadar sessiz kalmaktan çok daha iyidir.
7. Projeyi küçük parçalara ayırmalısın
Bunu her zaman öneririm. Hedefin ne kadar büyük olursa olsun, onu küçük parçalara ayırarak halletmen çok daha kolay olur. Zaman sınırına karşı mücadele etmek istiyorsan projenin büyük bir hedef şeklinde kalmamasını sağlamalısın.
Bir son teslim tarihinin daha ulaşılabilir görünmesini sağlamanın en iyi yolu projeyi alt görevlere bölmektir. Bir dizi küçük yönetilebilir görev her zaman uğraşılması çok daha kolay bir durum anlamına gelir. Bu aslında ufak ipucu sayesinde kendini tüketmekten korunmaktır.
8. İlk adımı atmalısın
Projeyi ulaşılabilir küçük hedeflere böldükten sonra ilerlemenin ilk yolu elbette başlamaktır. Dünyanın en iyi planını oluşturmuş olsan bile adım atmadığın sürece herhangi bir şey elde etmen söz konusu olmayacaktır. Dolayısıyla ilk göreve odaklanıp harekete geçmelisin.
İlk adıma en iyi şekilde odaklanmayı başardığın zaman gereken ivmeyi yakalamış olacaksın. İlk görevi tamamlamak seni memnun edecektir. En önemlisi bir şeyi başardığını görmüş olacaksın. Böylece kalan görevlerle yola devam etmek sana çok daha cazip gelecektir.
9. Takvimini gözden geçirmelisin
Zaman yönetimi, özellikle son teslim tarihlerini etkin bir şekilde karşılamak için gerekli temel faktördür. Bununla birlikte, zaman sınırı olduğunda zamana karşı yarıştığını aklına getirmelisin. Programına bakmalı ve gereksiz görevleri engellemeye çalışmalısın.
Tıpkı bir doktor randevusunda olduğu gibi projene zaman ayırman gerekir. Boş zamanının çoğunu bu işe vermelisin. Mümkünse, geç saatlere kadar ayakta kalmak ve uzun saatler çalışmak gibi opsiyonları düşünmelisin. Elbette bunun için yeterli uykuyu aldığından emin olmalısın.
10. İş yükünü paylaşmalısın
Mümkün olduğu sürece iş yükünü başkalarıyla paylaşmalısın. Bu özellikle işin kalitesini koruyup zamandan ve enerjiden tasarruf etmen anlamına gelir. Örneğin, şirketinizin web sitesinde blog sayfası için 100 tane içerik oluşturmanın istendiğini düşünelim.
100 içerik oluşturmak zaman alıcı bir iştir. Ancak sen içerikleri doğru şekilde kategorilere ayırırsan işi bölümlere ayırmış olacaksın. Sonra ilgili bölümleri yazar ekibine doğru olacak şekilde dağıtarak 2 haftada bitmesi gereken proje için en doğru planı oluşturmuş olursun.
11. Konsantre olmalısın
Bir şeyi tamamlamanın en iyi yolu sadece eldeki göreve odaklanmaktır. Bu, özellikle günümüzün iş ortamlarında biraz zor olabilir. Ancak bazı durumlarda kendini başkalarından ayırmak son derece faydalıdır. Özellikle konsantre olman gerektiğinde bunu yapmalısın.
Gürültülü bir iş yeri, meslektaşlar, e-postalar, gereksiz ofis toplantıları gibi şeyler çok dikkat dağıtıcı olabilirler. Yoğun bir iş yerinde işleri halletmek ve hayatını daha kolay hale getirmek için gürültü önleyici kulaklıklarla çalışmayı ve telefonunu sessize almayı deneyebilirsin.
12. Organize kalmaya özen göstermelisin
İş yerinde organizasyon becerilerini kullanmak çok önemlidir. Özellikle çok kısa sürede kaliteli işler sunmak zorundaysan bu daha bir değerli hale gelir. Takım arkadaşlarınla işbirliği yapıyorsan, çeşitli zaman yönetimi araçlarından faydalanmayı düşünebilirsin.
Dan Western’in dediği gibi kaliteli işler sunmaya devam ederken zaman sınırına yetişebilir sahip olduğun tüm beceriler arasındaki sinerjiye bağlıdır. Amacın daha az stresli ve daha üretken olmaksa iş yerinde mutlaka organize kalmaya özen göstermelisin.
13. Geçmiş hatalarından ders çıkarmalısın
Yeterince becerikli olman durumunda son teslim tarihinden önce elindeki projeyi bitirmiş olursun. Bu noktadan sonra yanlış yapmış olabileceğin noktaları bulmak için birkaç dakikanı ayırmalısın. Böylece geçmiş hatalarından ders çıkarmış olacaksın.
Son teslim tarihine kadar bir projeyi bitirmeyi başaramazsan çok fazla endişe etmemelisin. Her zaman yöneticin ile iletişim kurabilir ve ikinci bir son tarih üzerinde anlaşmayı deneyebilirsin. İkinci şansı aldığın zaman mutlaka sorumlu davranmalı ve aynı hataları yapmamalısın.
