Sana bir sır vereyim mi? Gün içerisinde, yaşayan herkes ile aynı miktarda zamana sahipsin. Tek eksiğin zaman yönetimi konusunda biraz sıkıntı yaşamaktır. Dünyanın en başarılı insanlarının bile günde 24 saatleri vardır. Bu insanların yaptıkları şey ise zaman kazanmak için belirli ipuçlarını takip edip zamanı daha iyi kullanmaktır.
Her ne kadar dünyanın geri kalanını bizim lehimize olacak şekilde çalışacak hale getiremeyecek olsak bile zaman kazanmak için bir şeyler yapabiliriz. Senin için önemli olan şeylere en değerli kaynağın olan vaktini harcayarak bunu başarabilirsin. Buradaki ipuçları tamamen bu konuda sana yardımcı olmak için sunulmuşlardır.
Zamanını takip etmelisin
Bahsedeceğim ipuçlarından herhangi birine dalış yapmadan önce başlangıç olarak vaktini tam olarak neye harcadığını bilmek çok önemli ve değerlidir. Bunu yapmanın en kolay yolu zamanını takip etmektir. Bunu kalem ve kağıt kullanarak yapabilirsin ama teknoloji çağında buna hiç gerek yoktur.
Hemen zaman yönetimi uygulamaları kısmına göz atarak bu uygulamalardan yararlanmayı düşünebilirsin. Bir uygulama kullanmak tüm verileri düzenli bir şekilde görmene olanak tanır. Böylece zamanını nasıl harcadığını çok daha kolay bir biçimde analiz etme fırsatı elde edersin.
Zaman yönetimi becerileri geliştirmelisin
Ne yaparsan yap zaman yönetiminde iyi olmak önemlidir. Daha az zamanda daha çok iş yapma fırsatı elde edersin. Hedeflerine ulaşmana ve daha az stresli olmana yardımcı olur. Doğru şekilde hedefleri belirleme, öncelik oluşturma, odaklanma, etkili bir şekilde planlama ve zamanı düzenleme konusunda yetenekli olman gerekir.
Ertelememek zamandan tasarruf etmenin akıllıca bir yoludur. Mümkün olduğu kadar erken olacak şekilde bir görev üzerinde çalışmaya başlamalısın. Her gün bir şeyler üzerinde biraz çalışmak, son dakikayı beklemek ve kendini strese sokmak daha kolaydır. Ama sen bunu yapmamalısın.
Öğle yemeğinden önce görev yapmalısın
Öğle yemeğinden önce yapacağın bu görevin mutlaka ama mutlaka büyük bir görev olması önemlidir. Odak noktan gün boyunca aynı olmaz. En iyisi, zihnin hala taze ve dinlenmiş olduğu zamanda onu çalıştırmak için çaba göstermektir. Bu zamanı günün en zor görevini yerine getirmek için kullanmaya çalışmalısın.
Bunun sebebi odaklanma konusunda daha kolay hareket etmektir. Bitirmek daha az zaman alacaktır. İş gününün ilk birkaç saatinde en büyük görevi bitirmek sana özel bir başarı hissi verecektir. Seni günün geri kalanında üretmek olmaya motive edecektir.
Üretkenlik zamanını tespit etmelisin
Bazı insanlar erken kalkmayı tercih ederler ve sabahları en üretken olanlar bu insanlardır. Diğerleri geceleri daha iyi çalışırlar. Erkenci bir kuş mu yoksa gece kuşu mu olup olmadığını belirlemelisin. Bu sana doğal ritmini yakalama konusunda yardımcı olacaktır.
Doğal ritmini tamamlayan bir program yapmalısın. Eğer bir gece kuşuysan, sabah 5’de uyanmak seni sadece huysuzlaştırır ve daha az verimli hale getirir. Benzer şekilde, sabah insanıysan gece geç saatlerde hiçbir şey başaramazsın. Yeterince uyuduğundan emin olduktan sonra programını zamanın etrafında şekillendirmelisin.
Teknolojiden yararlanmalısın
Teknolojiden yararlanmanın en önemli yönlerinden birisi interneti kullanarak kendi evinin rahatlığında birçok şeyi yapabilmektir. Bundan yararlanmayı düşünmelisin. Faturalarını bankaya veya postaneye gitmek yerine çevrimiçi ödemeye çalışmalısın. Hatta otomatik ödeme talimatı dahi verebilirsin.
Ayrıca alışveriş yapabilir ve çoğu durumda çevrimiçi olarak çalışabilirsin. Hayatını kolaylaştıran ve daha hızlı veya daha üretken olmana yardımcı olan birçok uygulama vardır. Neye ihtiyacın olursa olsun muhtemelen bunun için yapılacaklar listesi uygulamalarından takvim uygulamalarına kadar pek çok şeyden yararlanabilirsin.
Bir taşla iki kuş vurmalısın
Üretken olmak istiyorsan aynı anda sadece bir işle uğraşman gerektiğini biliyor olmalısın. Bu çok doğaldır. Bir seferde yalnızca bir göreve odaklandığın zaman daha etkili olursun. Bu, görevi değiştirmek veya bir görevden diğerine geçmek ve süreçte çok fazla odağı kaybetmek için geçerlidir.
Çoklu görev her zaman kötü değildir. Zamandan tasarruf etmenin iyi bir yoludur. Örneğin, bir sesli kitabı dinlerken aynı zamanda yürüyüş yapabilirsin. Biraz fiziksel egzersiz yapmış olursun, hem kitap dinlersin hem de güzel havanın tadını çıkarırsın. Bunun gibi fırsatların peşinden gitmek son derece önemlidir.
Önceden hazırlık yapmalısın
Bir işe veya göreve önceden hazırlanman durumunda zamanını en iyi şekilde kullanma olasılığını artırmış olursun. Bir toplantı için hazırlanıyorsan herkesin toplantının ne hakkında olacağını bildiğinden emin olmalısın. Böylece hazırlıklı gelmelerini sağlayabilirsin.
Ayrıca toplantıları kısa ve odaklanmış tutmak önemlidir. Uzun ve gereksiz toplantılar herkesin zamanını boşa harcar. Herkes hazırlık gelirse, doğrudan konuya girebilir ve bir sorunu çok daha sıra sürede çözebilirsin. Benzer durum bir öğrenci olarak derse hazırlık konusunda geçerlidir. Ne kadar hazırlıklı olursan senin için o kadar iyi olacaktır.
Hayır demeyi bilmelisin
Her şeye evet demek, kendinin tükenmesi ve fazla çalışmanın yanı sıra zamanını istemediğin ve yapmak zorunda olmadığın şeylere harcamanın kesin bir yoludur. Zamanının ve enerjinin değerli olduğunu bilmelisin. Bu son derece sınırlı bir kaynaktır. Doğal olarak ona sahip çıkmayı düşünmelisin.
Her koşulda, özellikle iş yerinde hayır diyemezsin ama çoğu zaman bunu yapabilirsin. İçinden hemen hemen her şeye hayır demek geldiği doğrudur. Bu durumda kendini kötü hissettiğin için bir şeylere evet demeye başlarsın. Bu durumda kendini bu girdaptan kurtaracak bir şeyler bulmalısın.
5 dakikalık işleri hemen yapmalısın
Özellikle erteleme eğilimine sahipsen küçük görevler hızlı bir şekilde birikebilirler. 5 dakikadan az süren görevleri hızlıca ortadan kaldırmak bu nedenle çok önemlidir. Örneğin, kahve kupanı yıkamak sadece bir veya iki dakika sürer. Lavabonun kirli bulaşıklarla dolmasını beklersen daha fazla zaman kaybedersin.
Ayrıca bunu mutlaka 5 dakika içinde bitireceğim demek ve onu daha sonra ertelemek son derece kolaydır. Bir şeyi yapma iş güdüsüne sahip olduğun zaman 5 saniye içindeki harekete geçmelisin. Aksi taktirde zihninin onu 5 dakika, 10 dakika veya 100 dakika sonra yapma konusunda seni ikna edecektir.
Sabahın telaşından kurtulmalısın
Doğru okuduğundan emin olabilirsin. Sabahlar telaşlı olurlar. Ek stresten kaçınmak ve önemli miktarda zaman kazanmak için her şeyi bir gece önceden hazırlamayı düşünebilirsin. Bunun için yapılacaklar listesi sana en iyi şekilde yardımcı olacaktır.
Bir yapılacaklar listesi yazmalısın. Böylece uyandığında ne yapman gerektiğini zaten bilirsin. Bir gece önceden giyeceğin kıyafetleri hazırlamalısın. Gerekliyse onları ütülemelisin. Sabah vermemiz gereken birçok kararla karşı karşıya oluruz. Karar yorgunluğuna bulaşmadan önce hazırlıklı olmakta fayda vardır.
Alınacak kararları sınırlamalısın
Karar yorgunluğundan söz etmişken zamandan ve zihinsel enerjiden tasarruf etmenin bir başka yolu da seçimleri sınırlandırmaktır. Örneğin, her gün aynı tarz giyinen birine neden bunu yaptığını sorabilirsin. Bu aslında onun zaman kazanma yöntemidir. Her gün ne giyilecek diye seçim yapma zamanından tasarruf etmektedir.
Elbette sana her gün aynı tarz giyinmelisin veya Mark Zuckerberg veya Acun Ilıcalı gibi aynı şeyi -siyah tişört- giymelisin demiyorum. Sadece gün içerisinde vermen gereken kararların sayısını sınırlamak iyi bir fikir olabilir diyorum. Bunu yaptığında zamandan epey bir tasarruf etmiş olursun.
Birkaç günlük yemek yapmalısın
Bu öneri daha çok evde yemek yapmak zorunda olan kişilere yönelik olacaktır. Yiyecek konusunda zaman kazandıran bir ipucu arıyorsan birkaç günlük yemek yapmayı düşünmen gerekir. Böylece her gün ne pişirsem derdiyle uğraşmak zorunda kalmazsın.
Birkaç porsiyonluk yemek yapsan veya bir porsiyon yemek yapsan da aynı miktarda yemek pişirmiş olursun. Fakat tek seferde daha büyük miktarda yemek yapıp daha sonraya saklayarak önümüzdeki birkaç gün için pişirme süresini kısaltmış olacaksın. Zaman kazanmak için ideal gibi görünüyor öyle değil mi?
Sosyal medya tüketimini azaltmalısın
Boşa harcadığın zamanın çoğunun suçlusu genellikle sonsuz kaydırmadır. Bununla mücadele etmenin tek yolu, sosyal medyada geçirdiğimiz zamanı sınırlamaktır. Bunu nasıl yapacağını merak ediyorsan önerilerimi dikkate alabilirsin. Bu öneriler sayesinde sosyal medyada geçirdiğin vakti azaltabileceksin.
Ekran süreni ve bu sürenin ne kadarının sosyal medyada harcandığını kontrol etmelisin. Sayılarla yüzleşmek çok kolay olmayabilir ama bunu yapmalısın. Ayrıca bildirimleri kapatmalısın. Bunu yaptığın zaman dikkatin daha az dağılacak ve aynı zamanda durmadan telefonun kilidini açmak zorunda kalmayacaksın.
E-postalara daha az vakit ayırmalısın
Sosyal medya için sınırlı bir zaman çerçevesine sahip olmaya benzer şekilde e-postaları cevaplayacağın zamanı ayarlamalısın. Genellikle aldığın e-posta sayısına bağlı olarak günde bir, iki veya dört kez e-posta hesabına bakmayı düşünebilirsin.
Bu zamanları akıllıca seçmelisin. En iyi şekilde odaklandığın zamanı e-postalara harcamamalısın. Bunun yerine daha önemli ve/veya daha zor bir göreve odaklanmalısın. E-postalara daha az zaman ayırmanın farklı yolları vardır. Şablonları kullanabilirsin, gerek yoksa cevap vermeyebilirsin ve ilgilenmediğin abonelikleri iptal etmelisin.
Benzer görevleri bir araya toplamalısın
Birden fazla ama birbirine benzer bir şey yapman gerekiyorsa bunları aynı anda yapmalısın. Birden fazla telefon görüşmesi yapman gerekiyorsa, hepsini tek bir oturuşta yapmalısın. Birden fazla şey satın alman gerekiyorsa bunları tek bir alışveriş gezisinde satın almalısın.
Bunları gerçekleştirdiğin zaman benzer görevleri bir arada yapabilme alışkanlığına sahip olmuş olacaksın. Bu alışkanlık sayesinde aynı zamanı farklı şekilde değerlendirebileceksin. Böylece zihinsel anlamda daha dinç olmayı başarabileceksin.
Belirli bir çalışma alanına sahip olmalısın
Evden çalışıyorsan yatağından çalışmamalısın. Özellikle iş için bir yere sahip olmalısın. Örneğin bir masada çalışmayı düşünebilirsin. Böylelikle masana oturduğun zaman zihnin iş yapma isteğini anlayacaktır. Böylece çalışma moduna daha hızlı bir biçimde girmiş olursun.
Yataktan çalışmaya çalışmak uyku kalitesinin de düşük olmasına neden olacaktır. Beynin uyanıklık, konsantrasyon ve çalışmayla değil yatağı uyku ve dinlenme ile ilişkilendirmelidir. Çalışma alanını temiz ve düzenli tutmalısın. Çalışma alanın, dikkatinin dağılmasını önlemek için yalnızca çalışmak için ihtiyacın olan şeyleri içermelidir.
Dış kaynaklardan yararlanmalısın
Mali durumun yeterliyse sana yardımcı olması için birini işe almayı düşünmelisin. İster uzun vadeli bir kişi (sanal asistan, temizlikçi, mali danışman) isterse ara sıra (tamirci veya yemek servisi) olsun, harcadığın paraya değer bir şeyler bulmaya çalışmalısın.
Bu özellikle küçük işletme sahipleri için geçerlidir. Yeni başladığında neredeyse her şeyi kendi başına yapman gerekir. Ancak işini büyüttükçe profesyonellere daha fazla şey aktarmaya çalışmak daha iyi bir fikir olacaktır. Burada önemli olan finansal durumundur.
